Cómo controlar a la empresa de seguridad privada del barrio

En la mayoría de los countries y barrios cerrados, la seguridad es la partida más grande de las expensas después del personal propio. También es el servicio que más quejas genera y el que menos se controla con método. El consejo suele enterarse de que algo anda mal cuando ya pasó: un robo en una casa en obra, una barrera que quedó abierta toda la noche, un vigilador que no sabía cómo actuar ante un corte de luz.

Controlar a la prestadora no es desconfiar de ella. Es tener reglas claras, pedir las pruebas de que se cumplen y revisar periódicamente los resultados. Esta guía repasa los puntos que conviene verificar antes de contratar y durante toda la vigencia del contrato.

Antes de firmar: que la empresa esté habilitada

En la Provincia de Buenos Aires, la actividad de seguridad privada está regulada por la Ley 12.297 y su reglamentación. La ley exige que quien preste estos servicios cuente con la habilitación que expide la autoridad de aplicación, función que hoy se ejerce desde el área de seguridad privada del Ministerio de Seguridad bonaerense. Una empresa sin habilitación vigente no debería siquiera participar de la compulsa de precios, por más conveniente que sea su cotización.

Pida la constancia de habilitación actualizada y verifique que el domicilio y la razón social coincidan con los de quien factura. Solicite además los comprobantes de cobertura de riesgos del trabajo de su personal, la póliza de responsabilidad civil y la documentación societaria. Si la prestadora subcontrata parte del servicio, eso debe quedar dicho en el contrato y la subcontratista debe cumplir los mismos requisitos.

Las personas que están en la guardia

La Ley 12.297 establece que el personal de seguridad privada debe portar en forma visible una credencial habilitante, y exige formación y aptitud específicas para la tarea. En la práctica, el barrio debería contar con un listado nominal de los vigiladores asignados, con su credencial vigente, y recibir aviso previo de cada reemplazo.

La rotación constante es una señal de alarma. Un vigilador que cubre la garita del acceso de servicio por primera vez no conoce a los proveedores habituales, no sabe qué lotes tienen obra activa ni dónde está el tablero que alimenta las barreras. Conviene pactar en el contrato un plantel estable, un período de inducción para cada ingreso y la entrega de un manual de puesto propio del barrio.

Un contrato que se pueda medir

Muchos contratos de vigilancia se limitan a indicar cantidad de puestos, horario y precio por hora. Con eso no se puede evaluar nada. El pliego debería describir cada puesto, sus consignas y los indicadores con los que se va a medir el servicio, junto con las penalidades por incumplimiento.

• Cobertura efectiva de puestos: horas prestadas sobre horas contratadas, sin huecos en los cambios de turno.
• Rondas cumplidas: recorridos realizados sobre recorridos programados, con registro de hora y punto de control.
• Tiempo de respuesta ante un aviso de un propietario o una alarma perimetral.
• Calidad del control de accesos: ingresos registrados con autorización previa, sin excepciones de palabra.
• Novedades cargadas en el libro o sistema de guardia dentro del mismo turno.
• Reemplazos informados con anticipación y personal con credencial vigente.

Los indicadores sirven si alguien los mira. Lo razonable es que la prestadora entregue un informe mensual con estos datos y que la administración lo contraste con sus propios registros antes de aprobar la factura.

Rondas, libro de guardia y auditorías sorpresa

La ronda es el servicio que menos se ve. Por eso conviene que quede registrada con algún medio verificable: puntos de control con lectura electrónica, aplicaciones con geolocalización o, como mínimo, un libro de rondas con hora y firma en cada tramo. Los puntos deben elegirse con criterio: el perímetro lindero con el campo vecino, la laguna, el sector de obras, el playón deportivo y la sala de bombas, no solamente las calles iluminadas.

El libro de guardia, en papel o digital, tiene que reflejar lo que pasó en el turno: ingresos fuera de horario, luminarias apagadas, vehículos sospechosos, portones de servicio abiertos. Si durante semanas figura la leyenda sin novedad, lo más probable es que nadie esté anotando.

Las auditorías sorpresa completan el control. Una visita nocturna sin aviso para verificar que cada puesto esté cubierto, que el vigilador conozca sus consignas y que el registro coincida con lo observado aporta más información que cualquier informe. Conviene hacerlas en horarios distintos, dejar constancia escrita de lo encontrado y comunicar el resultado a la prestadora para que responda por escrito.

Cámaras, imágenes y datos personales

Las cámaras del acceso y del perímetro registran datos personales. La Disposición 10/2015 de la entonces Dirección Nacional de Protección de Datos Personales, dictada en el marco de la Ley 25.326, considera dato personal a la imagen de una persona identificable y fija condiciones para la videovigilancia con fines de seguridad: cartelería que informe quién es el responsable y cómo ejercer los derechos, registro de la base de datos y una política o manual de tratamiento.

Esto tiene consecuencias concretas para el barrio. Hay que definir quién es el responsable de las grabaciones, durante cuánto tiempo se conservan, quién puede verlas y bajo qué procedimiento se entregan a un propietario o a la autoridad que las requiera. Lo mismo vale para los datos del registro de visitas, las patentes y los documentos de los trabajadores que ingresan. La prestadora no debería copiar ni retirar imágenes sin una solicitud formal que quede documentada.

Cómo se ordena desde la administración

El control de la seguridad funciona cuando está repartido en tareas simples y periódicas: revisar la documentación de la prestadora cada mes, cruzar el informe de indicadores con los registros propios, programar auditorías, tramitar los pedidos de imágenes con un circuito escrito y llevar al consejo un resumen con los desvíos y las medidas tomadas. En Edelweiss trabajamos así, con procedimientos escritos y la trazabilidad de cada observación, desde el aviso hasta su cierre.